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Circuito documental en el Área de Ventas

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La comunicación verbal en la empresa simulada

INTRODUCCIÓN

En este post voy a hablaros del circuito documental en el Área de Ventas.

Al igual que en el artículo Circuito Documental en el Área de Compras, nuestro objetivo en este caso es indicaros cómo circula la documentación administrativa de las Ventas dentro y fuera de la empresa simulada.

En el caso del Área de Ventas, el/los alumnos que ocupan este puesto tienen como tareas principales las siguientes:

  • Realizar campañas de marketing y publicidad de forma periódica.
  • Gestionar de forma organizada los pedidos de clientes.
  • Consultar con el área de compras el nivel de stocks para saber la disponibilidad de los productos solicitados.
  • Emitir el albarán correspondiente.
  • Emitir la factura correspondiente una vez aceptado el albarán por parte del cliente.

En el proceso de venta, la documentación que entra en juego y el flujo que sigue la misma sería el siguiente:

Flujo documental del Área de Ventas

DOCUMENTOS

Pedido

El Área de Ventas de la Empresa A recibe un pedido de un cliente.

Albarán

El alumno de dicho departamento elabora el albarán en función del pedido solicitado.

Como ya hemos comentado en más de una ocasión, en la Simulación de Empresa no existe, evidentemente, un envío real de mercancía, sino que se simula a través de la confección y envío a la Empresa B del albarán correspondiente.

Con este documento, se le dará salida en almacén a los productos como si realmente se hubiesen enviado físicamente. El Albarán debe ser igual al Pedido en artículos, cantidades y precios.

Si hay alguna diferencia porque, por ejemplo, no haya stock suficiente de algún artículo o hayamos modificado el precio recientemente, se le especificará en el correo que enviemos a la Empresa B.

Una vez el cliente coteje el albarán con el pedido, debería remitirnos un correo indicando su conformidad. Este paso, aunque no es obligatorio (de hecho en la vida real hay empresas que esperan esta conformidad para facturar y otras que facturan sin más), sí es interesante, ya que así el trabajo está mucho mejor organizado y controlado.

Factura

Una vez que recibimos la conformidad, emitiremos y enviaremos la factura a la empresa cliente.

Posteriormente, el alumno de Ventas enviará la factura al Departamento de Contabilidad de su empresa para que proceda a la gestión contable y de tesorería.

CONCLUSIÓN

Es interesante que este circuito documental en el Área de Ventas no se interrumpa. Por ello, es tarea del docente revisar que:

  • Los pedidos que llegan a la empresa se sirven en su totalidad, ya sea en un envío único o en varios.
  • Se subsanan todas las reclamaciones que nos hagan los clientes.
  • Se envía mercancía que realmente existe en el almacén.
  • Se remite correctamente la factura a Contabilidad para la gestión contable y de tesorería.

Y ya por último, os animamos a que llevéis a cabo las buenas prácticas en simulación de empresa para que todo funcione!

Si ya perteneces a nuestra Red de Empresas Simuladas SimulaRED, habrás podido comprobar que si el trabajo fluye, la Metodología de Simulación de Empresas adquiere un realismo muy muy interesante. Y si no perteneces aún…¡¿a qué estás esperando?! Contacta con nosotros e infórmate sobre nuestra Plataforma de Simulación de Empresas.

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