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Buenas prácticas en Simulación de Empresa

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La comunicación verbal en la empresa simulada

Introducción

En este artículo queremos transmitiros una serie de «buenas prácticas» para que vuestra actividad de  Simulación de Empresa y el uso de la herramienta SimulaRED, se desarrolle con fluidez y eficacia.

Lo primero que nunca debemos olvidar es que el objetivo de una empresa simulada no es solo vender. El objetivo es generar documentación y situaciones comerciales que ayuden a los alumnos a aprender y entender la dinámica de la administración de una empresa.

Para ello, y es una diferencia con la empresa real, además de comprar y vender nuestra mercancía, compraremos cosas que, a lo mejor en la realidad no tendrían mucha utilidad para el negocio, pero sí dan lugar a una actividad comercial en SimulaRED necesaria y beneficiosa para todos.

Buenas prácticas generales

Como gerentes de la empresa simulada, deberemos comprobar que los alumnos de cualquier departamento:

    • Utilizan un lenguaje profesional y, por supuesto, respetuoso, en sus comunicaciones con el resto de empresas.
    • No proporcionan datos personales a otras empresas simuladas. Los correos son por departamento y no es necesario dar ningún dato personal como número de teléfono o correo electrónico.
    • Contestan a los correos y realizan las gestiones derivadas de ellos con prontitud.
    • No dejan sin atender correos con reclamaciones de cualquier tipo (cobros, facturas, mercancía…)
    • Dejan liquidados todos los procesos abiertos antes del cese de actividad de la empresa simulada.

Buenas prácticas en el Departamento de Ventas

El Departamento de Ventas debe, tanto gestionar la documentación propia de las ventas, como fomentarlas. Por ello, estimularemos a los alumnos para que tengan un papel activo y no pasivo en el proceso.

Por otro lado, en Simulación de Empresa el albarán es el equivalente al envío de la mercancía. Por ello, lo intersante es que se emita el albarán y, tras la conformidad, emitir la factura.

Nuestras recomendaciones en este departamento son las siguientes:

    • Hacer promociones y descuentos habitualmente y comunicarlo a las empresas de la RED. Los propios alumnos pueden elegir qué quieren promocionar y por qué o podemos indicarlo desde gerencia.
    • Atender los pedidos rápidamente. En caso de no disponer de mercancía suficiente, informar a la empresa compradora de la situación, ofrecerle soluciones (esperar a que esté toda la mercancía para enviar, enviar el pedido parcial y luego enviar el resto…) y actuar en consecuencia.
    • Esperar a recibir la conformidad con el albarán por parte de la empresa compradora antes de facturar.
    • Enviar la factura con prontitud una vez recibida dicha conformidad.
    • Transmitir de manera adecuada las facturas y las incidencias al Departamento de Contabilidad para que gestione los cobros.

Buenas prácticas en el Departamento de Compras

El Departamento de Compras es una parte muy activa de la Simulación de Empresa. Como hemos comentado en la introducción, no debemos comprar solo la mercancía que vamos a vender (la de nuestro catálogo), ya que si es así, en SimulaRED, Compras solo interactuará con el Proveedor Ficticio, perdiendo así una parte muy importante de la actividad: interactuar con otros alumnos.

No importa que no tenga mucho sentido comprar ciertas cosas. Nuestro objetivo es generar actividad comercial.

Nuestras recomendaciones para este departamento son las siguientes:

    • Revisar las ofertas que otras empresas simuladas nos envían y comprar acogiéndonos a ellas.
    • Cotejar el albarán con el pedido antes de dar la conformidad a la mercancía para descartar errores. Si todo es correcto, enviar correo con la conformidad para que la empresa vendedora realice la factura.
    • Cotejar la factura con el albarán cuando nos la envíen y enviar correo con la conformidad para que la empresa sepa que estamos de acuerdo.
    • Transmitir de manera adecuada las facturas y las incidencias al Departamento de Contabilidad para que gestione los pagos.

Buenas prácticas en el Departamento de Contabilidad

Este departamento, además de tener una serie de tareas, digamos, internas (como la gestión de la contabilidad o los impuestos), tiene un papel importante en la dinamización del mercado simulado: la gestión de los cobros y los pagos.

Por ello, nuestras recomendaciones para este departamento serían:

    • Realizar los pagos de forma puntual, respetando la fecha de vencimiento y la forma de pago establecida en la factura por la empresa vendedora.
    • Reclamar los cobros atrasados, en caso de que los haya, y siempre de forma profesional y educada.
    • Estimular desde gerencia para que se practiquen todas las formas de pago que hay disponibles en SimulaRED y no utilizar solo transferencias y recibos.

Buenas prácticas a la finalización de la simulación

Cuando nuestra actividad de simulación finaliza, no deberían quedar procesos abiertos.

Es recomendable avisar con antelación a las empresas con las que tenemos relaciones comerciales, en qué fecha finalizaremos nuestra actividad y estimularlas para que los procesos queden cerrados (pedidos, albaranes, facturas, cobros, pagos…)

¡Esperamos contribuir con estas buenas prácticas a que la actividad de Simulación de Empresa se desarrolle de la forma más enriquecedora posible!

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